Email sequence trong phễu bán hàng: Gửi bao nhiêu là đủ?

Email sequence trong phễu bán hàng là một trong những chiến lược nuôi dưỡng khách hàng mạnh mẽ nhất mà các chuyên gia marketing hiện đại đang áp dụng. Trong bài viết này của Hifunnel, bạn sẽ nắm được công thức triển khai email sequence hiệu quả, biết nên gửi bao nhiêu email, gửi lúc nào, làm sao mỗi email đều thúc đẩy khách tiến gần hơn đến hành động mua hàng – mà không khiến họ cảm thấy bị làm phiền.

*Bài viết được thực hiện bởi đội ngũ Hifunnel – Dựa trên hơn 5 năm triển khai hàng trăm chiến dịch email cho khách hàng ở lĩnh vực giáo dục online, dịch vụ B2B và bán lẻ.

Email sequence là gì?

Email sequence là chuỗi email được gửi tự động theo một kịch bản được thiết kế cẩn thận, dựa trên hành vi (behavior-based) hoặc hành trình khách hàng (customer journey). Đây là một phần thiết yếu trong bất kỳ chiến lược phễu bán hàng (sales funnel) nào, giúp bạn cá nhân hóa trải nghiệm và tăng tỷ lệ chuyển đổi.

Bạn có thể hình dung, nó giống như một người bán hàng tinh tế và lịch thiệp:

• Không nói quá nhiều nhưng luôn đúng trọng tâm
• Biết khi nào nên lắng nghe và khi nào nên đề xuất
• Biết cách gợi mở hành động mà không gây áp lực

Nếu phễu là khung xương dựng nên hành trình chuyển đổi, thì email chính là mạch máu liên tục chảy, mang dưỡng chất – thông điệp – đến từng điểm chạm khách hàng.

Không có một chiến lược email marketing hiệu quả nào lại thiếu vắng email sequence. Việc bạn thiết lập chuỗi email đúng cách giúp bạn không chỉ bán hàng tốt hơn, mà còn xây dựng niềm tin, tăng nhận diện thương hiệu, và tạo nên trải nghiệm khách hàng nhất quán – đó chính là chiến lược nội dung (content strategy) lâu dài.

Với những ngành đặc thù như dịch vụ tư vấn, giáo dục online hoặc bất động sản cá nhân – nơi vòng đời bán hàng dài hơn – email sequence còn là “đòn bẩy ngầm” để giữ kết nối liên tục mà không cần tốn thêm chi phí quảng cáo.

Hãy nhớ: một email tốt có thể mang về một lượt mở. Nhưng một email sequence chiến lược có thể mang về cả khách hàng trung thành.

Gửi bao nhiêu email là đủ?

Theo nghiên cứu từ Campaign Monitor – một nền tảng uy tín trong lĩnh vực email marketing (tiếp thị qua email) – các chiến dịch có email sequence từ 4 đến 7 email thường mang lại tỷ lệ mở (open rate) và tỷ lệ nhấp chuột (click-through rate) cao hơn hẳn các chuỗi ngắn hoặc quá dài. Điều này không chỉ giúp tăng chuyển đổi mà còn tạo dựng sự gắn kết lâu dài với người nhận.

Vậy nên gửi bao nhiêu email trong một chuỗi là hợp lý? Câu trả lời phụ thuộc vào từng giai đoạn của phễu bán hàng (sales funnel), tính chất sản phẩm và độ ấm của lead (khách hàng tiềm năng).

Gợi ý theo 3 giai đoạn của sale funne;:

• TOFU (Top of Funnel) – Giai đoạn nhận diện: 2–3 email để cung cấp giá trị ban đầu, tặng tài nguyên miễn phí (lead magnet), chia sẻ nội dung định hướng
• MOFU (Middle of Funnel) – Giai đoạn cân nhắc: 2–3 email giúp đào sâu insight, chia sẻ câu chuyện thực tế, và làm rõ điểm mạnh sản phẩm/dịch vụ
• BOFU (Bottom of Funnel) – Giai đoạn ra quyết định: 1–2 email nhấn mạnh đề nghị hấp dẫn, cam kết, bảo hành và lời kêu gọi hành động (CTA)

Tổng cộng: chuỗi khoảng 5–8 email, lý tưởng để đạt hiệu quả cao nhất trong chiến lược nội dung và email marketing hiệu quả.

Với sản phẩm số như khóa học online, ebook, phần mềm: 5 email là đủ để khơi gợi, thuyết phục và chuyển đổi. Với sản phẩm/dịch vụ B2B như bảo hiểm, tư vấn hoặc đào tạo chuyên sâu: nên đầu tư 7–8 email để tăng niềm tin và giúp khách cảm thấy được thấu hiểu.

Việc phân chia email theo phễu marketing như vậy cũng là một cách hiệu quả để cá nhân hóa và phân khúc (segmentation) theo từng nhóm khách. Bạn có thể tích hợp tự động hóa (automation) qua công cụ như Hifunnel để điều chỉnh tần suất và nội dung phù hợp với từng hành vi khách hàng – giúp họ nhận đúng thông điệp, đúng lúc.

Khoảng cách giữa các email bao lâu là hợp lý?

Việc xác định khoảng cách giữa các email trong một chuỗi email sequence là yếu tố then chốt quyết định hiệu quả của chiến dịch. Nếu gửi dồn dập như “xả lũ”, khách sẽ dễ cảm thấy bị làm phiền, thậm chí đánh dấu spam. Ngược lại, nếu gửi quá thưa, khách có thể quên mất bạn là ai, và mất đi tính liên tục trong hành trình khách hàng (customer journey).

Để duy trì sự kết nối mạch lạc mà không gây quá tải thông tin, bạn cần phân bổ tần suất gửi email theo từng giai đoạn trong phễu bán hàng (sales funnel). Đây chính là điểm mà email marketing hiệu quả thể hiện rõ vai trò – đúng người, đúng thời điểm, đúng nội dung.

Gợi ý khoảng cách hợp lý theo từng tầng của phễu:

• TOFU (Top of Funnel – nhận diện): 1–2 ngày/lần, để giữ nhịp kết nối mà không gây cảm giác bị làm phiền
• MOFU (Middle of Funnel – cân nhắc): 2–3 ngày/lần, giúp khách có thời gian suy nghĩ và tiêu hóa thông tin
• BOFU (Bottom of Funnel – quyết định): 1 ngày trước thời hạn ưu đãi hoặc khi khách có hành vi cụ thể như mở email nhưng chưa mua

Với các chiến dịch tự động hóa marketing (marketing automation), bạn có thể điều chỉnh linh hoạt khoảng cách này dựa trên hành vi thực tế của người nhận – nhờ đó cá nhân hóa mạnh mẽ và tối ưu hiệu suất.

Trường hợp thực tế:

Một chuyên gia đào tạo khoá học online đã từng tăng gấp đôi doanh số chỉ bằng cách rút ngắn khoảng cách giữa các email BOFU từ 3 ngày xuống còn 1 ngày. Email cuối cùng được thiết kế để nhấn mạnh yếu tố khẩn cấp – ví dụ như “chỉ còn 12 giờ để nhận ưu đãi” – giúp thúc đẩy quyết định nhanh chóng.

Kịch bản email 7 bước theo hành trình khách hàng

Gắn tag, phân loại lead theo phân khúc khách hàng (customer segmentation), từ đó xây dựng chuỗi lead nurturing chính xác hơn.

• Email 1 – Welcome: Gửi ngay sau khi khách đăng ký nhận thông tin hoặc tải tài nguyên. Cảm ơn họ đã tham gia, giới thiệu sơ lược về bạn và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Đây là bước đầu tạo kết nối và thiết lập tone của toàn chuỗi email sequence.
• Email 2 – Free gift: Cung cấp quà tặng miễn phí đã hứa – như ebook, checklist, hoặc video hướng dẫn. Đừng quên nhấn mạnh giá trị của quà và cách sử dụng hiệu quả. Email này giúp khơi gợi cảm giác nhận được giá trị ngay lập tức và khuyến khích khách mở tiếp các email sau. Đây là giai đoạn quan trọng trong lead nurturing (nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng).
• Email 3 – Gợi pain: Đưa ra những vấn đề mà khách hàng thường gặp – và bạn có thể giải quyết. Đừng bán hàng ở đây. Hãy khai thác cảm xúc, làm họ thấy “bị chạm”. Việc này sẽ giúp tăng sự đồng cảm và củng cố niềm tin rằng bạn hiểu họ – yếu tố sống còn trong email marketing hiệu quả.
• Email 4 – Gợi giải pháp: Sau khi gợi đúng nỗi đau, bạn bắt đầu mở ra giải pháp. Không nhất thiết phải nói về sản phẩm ngay, hãy nói về triết lý giải quyết vấn đề, phương pháp luận hoặc cách bạn đã giúp những người khác. Đây là bước chuyển từ nhận diện sang cân nhắc trong phễu bán hàng (sales funnel).
• Email 5 – Social proof: Đây là lúc bạn đưa bằng chứng xã hội – như phản hồi từ học viên cũ, khách hàng thành công, hoặc dữ liệu chứng minh. Case study cụ thể sẽ làm tăng sự tin tưởng mạnh mẽ hơn. Bạn cũng có thể lồng ghép hình ảnh, video hoặc link về bài viết chuyên sâu liên quan để tăng độ thuyết phục.
• Email 6 – Ưu đãi: Bây giờ mới là lúc bạn chính thức đưa ra đề nghị bán hàng. Nhưng thay vì chỉ “bán”, hãy tặng kèm ưu đãi hấp dẫn như giảm giá, quà tặng bonus, hoặc giới hạn thời gian. Giai đoạn này là lúc bạn thúc đẩy hành động – tức conversion trong ngữ cảnh hành trình khách hàng.
• Email 7 – Nhắc nhở: Cuối cùng, nếu khách chưa phản hồi, bạn cần nhắc họ một cách tinh tế. Dùng FOMO (Fear of Missing Out – sợ bỏ lỡ) như “chỉ còn 24h nữa”, hoặc khơi lại lý do vì sao họ đăng ký ngay từ đầu. Đây là bước chốt cuối cùng trong chiến lược nội dung của chuỗi email.

Lưu ý: Nếu khách đã mua ở email 5, bạn có thể tự động chuyển họ sang chuỗi upsell (bán thêm giá trị cao hơn) hoặc nurturing lâu dài để giữ kết nối và chăm sóc sau bán. Hệ thống như Hifunnel có thể giúp bạn tự động hóa toàn bộ kịch bản này hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

Những sai lầm phổ biến khi viết email sequence

• Spam ồ ạt: Gửi 2–3 email mỗi ngày là sai lầm phổ biến trong các chiến dịch email sequence, đặc biệt khi không có chiến lược cụ thể về tần suất và nội dung. Khách hàng sẽ cảm thấy bị làm phiền và nhanh chóng bỏ theo dõi, khiến tỷ lệ mở (open rate) và nhấp chuột (CTR) giảm mạnh – ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của toàn bộ phễu bán hàng.
• Không cá nhân hoá: Khi viết nội dung email như đang nói với một đám đông vô danh, bạn sẽ mất đi cơ hội tạo kết nối cảm xúc cá nhân. Cá nhân hóa không đơn giản là gọi tên người nhận – mà là hiểu nhu cầu, hành vi, và ngữ cảnh của họ. Đây là yếu tố then chốt trong email marketing hiệu quả.
• Không đo lường: Không theo dõi các chỉ số như open rate, CTR hay unsubscribe rate là cách nhanh nhất để “đi trong bóng tối”. Bạn cần dữ liệu để tối ưu – đó là nền tảng của chiến lược nội dung bài bản và bền vững.

Giải pháp:

• Sử dụng nền tảng tự động hoá như Hifunnel, Mailchimp hoặc ActiveCampaign để cá nhân hóa nội dung dựa trên hành vi thực tế – ví dụ: gửi email khác nhau nếu người dùng đã mở nhưng chưa click, hoặc chưa mở lần nào.
• A/B test tiêu đề, thời điểm gửi và thậm chí là định dạng email (text vs hình ảnh) để tìm ra công thức tối ưu.
  

Với công cụ như Hifunnel, bạn có thể biến toàn bộ chiến dịch email sequence trở thành một hệ thống tự động, vận hành 24/7 mà không cần can thiệp thủ công. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu hóa hiệu quả chuyển đổi trong phễu bán hàng.

• Thiết lập chuỗi email một lần, và hệ thống sẽ tự động gửi đúng nội dung theo đúng thời điểm tương ứng với hành vi khách hàng. Ví dụ: nếu khách mở email nhưng chưa click, hệ thống có thể tự động gửi một email gợi ý khác vào 48h sau.
• Cá nhân hoá nội dung dựa trên hành vi chi tiết như: đã mở email, đã click link, đã đăng ký nhưng chưa thanh toán… Việc này giúp nội dung trở nên sát với nhu cầu và ngữ cảnh của từng khách hàng – từ đó nâng cao hiệu quả email marketing hiệu quả.
• Tự động gắn tag và phân khúc theo đặc điểm cụ thể (địa lý, sản phẩm quan tâm, giai đoạn phễu…) – phục vụ cho việc phân khúc khách hàng (customer segmentation) và xây dựng chuỗi lead nurturing (nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng) một cách chính xác.

Tưởng tượng: 100 người nhận 100 email khác nhau, nhưng mỗi email đều đánh trúng nhu cầu, hoàn cảnh và cảm xúc của người nhận – đó là khi bạn hiểu được hành trình khách hàng và có trong tay công cụ đủ mạnh để tự động hóa toàn bộ.

Kết luận

Không có “công thức vàng” duy nhất cho mọi chiến dịch email sequence – nhưng có một nguyên tắc bất biến: gửi email vì bạn muốn giúp, không chỉ vì muốn bán. Một chuỗi email sequence trong phễu bán hàng nên được thiết kế chuẩn 5–8 bước, phân bổ hợp lý theo TOFU – MOFU – BOFU, kết hợp cá nhân hóa hành vi và tự động hóa thông minh.

Nếu bạn muốn rút ngắn thời gian triển khai và tối ưu hóa từng điểm chạm email, hãy cân nhắc các nền tảng automation như Hifunnel để biến toàn bộ chiến dịch thành một hệ thống tự vận hành 24/7, dẫn khách đi trọn hành trình mua hàng một cách mượt mà.

Liên hệ Hifunnel để trải nghiệm dùng thử miễn phí: 0588 093 888